Control de inventario para pymes: 7 prácticas que evitan pérdidas
Cómo llevar el control de inventario en una pequeña empresa: conteos cíclicos, punto de reorden, clasificación ABC, mermas y kardex.
El inventario suele ser el activo más grande de una pequeña empresa, y también donde más dinero se pierde sin que nadie lo note: productos vencidos, faltantes, compras de más y ventas perdidas por no tener existencia. Estas siete prácticas ayudan a tenerlo bajo control.
1. Un código único para cada producto
Cada producto, presentación o talla debe tener su propio código. Si dos productos distintos comparten código, el inventario nunca va a cuadrar.
2. Todo movimiento con un documento
Ninguna mercadería entra o sale sin un documento: factura de compra, factura de venta, traslado entre bodegas o ajuste autorizado. Así cada diferencia tiene explicación.
3. Lleva un kardex
El kardex es el historial de cada producto: entradas, salidas, existencia y costo. Te dice cuánto tienes, cuánto te costó y qué pasó con cada unidad.
4. Clasifica tus productos (ABC)
| Grupo | Qué son | Cómo controlarlos |
|---|---|---|
| A | Pocos productos que dejan la mayor parte de las ventas | Conteo frecuente y nunca quedarse sin existencia |
| B | Productos de rotación media | Conteo mensual |
| C | Muchos productos que venden poco | Conteo trimestral y comprar solo lo necesario |
5. Cuenta poco y seguido
En lugar de un gran inventario al año que paraliza el negocio, haz conteos cíclicos: cada semana cuenta un grupo de productos, empezando por los A. Corrige las diferencias de inmediato y busca la causa.
6. Define un punto de reorden
Punto de reorden = venta diaria × días que tarda el proveedor + stock de seguridad. Cuando la existencia llega a ese número, se hace el pedido. Así no te quedas sin producto ni compras de más.
7. Mide y controla las mermas
- Registra cada producto dañado, vencido o perdido como un ajuste, con su motivo.
- Revisa las mermas cada mes: si se repiten en un producto o una bodega, hay un problema de manejo o de control.
- Usa primero lo que entró primero, sobre todo en productos que vencen.
Un buen indicador para empezar: compara cada mes el inventario del sistema con el conteo físico de tus productos A. Si la diferencia baja mes a mes, vas por buen camino.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un kardex?
El registro de entradas, salidas, existencias y costo de cada producto.
¿Cada cuánto se debe contar el inventario?
Con conteos cíclicos: los productos más importantes cada semana o cada mes y el resto con menos frecuencia.
¿Qué es el punto de reorden?
La existencia mínima a la que debes hacer un nuevo pedido para no quedarte sin producto mientras llega.